Haute saison: Prioriser et reporter les projets d’aménagement paysager

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Il peut être difficile de trouver la bonne façon de prioriser vos projets pendant la haute saison. Imaginez ceci : vous avez tout planifié à la perfection. Vos employés savent où ils doivent être et à quel moment. Tous vos matériaux ont été achetés… et puis la tempête arrive. Ou un camion tombe en panne ou une autre des innombrables situations qui peuvent survenir survient.

Malgré tous vos efforts, vous devrez peut-être prioriser les tâches pour gérer les situations imprévues. Comment décider où concentrer vos efforts et quand reporter les travaux d’aménagement paysager pendant la haute saison? Lisez cet article pour en savoir plus!

 

1.   Multiples façons de prioriser vos projets d’aménagement paysager

Appliquer la matrice d’Eisenhower à l’aménagement paysager

Il existe de nombreux modèles de hiérarchisation auxquels vous pouvez recourir dans le cadre des activités de votre entreprise. La matrice d’Eisenhower constitue une excellente option pour apprendre à mieux hiérarchiser les priorités. Ce modèle se base sur quatre catégories pour établir la valeur des tâches, et peut aisément être appliqué à l’aménagement paysager.

  • Tâches importantes et urgentes

P. ex. : Un projet d’envergure confirmé par l’un de vos plus gros clients.

Cette situation est importante à court et à long terme. Vous devez agir rapidement pour le bien du projet en soi. De plus, en assurant un bon résultat, vous gagnerez la confiance du client, qui fera sûrement appel à vos services à l’avenir.

matrice d' Eisenhower

  • Tâches importantes, mais non urgentes

P. ex. : Une demande de soumission importante de la part de l’un de vos gros clients pour un projet futur.

Il s’agit d’un défi important à relever, car il touche le succès à long terme de votre entreprise d’aménagement paysager. Ceci étant dit, nul besoin de suspendre vos tâches au beau milieu de la journée pour y répondre. Prévoyez du temps pour cela plus tard.

  • Tâches non importantes, mais urgentes

P. ex. : Un petit projet d’un client ponctuel.

Chaque client compte, et il est important de faire bonne impression. Mais posez-vous la question suivante : avez-vous besoin de superviser personnellement chaque projet? Dans ce contexte particulier, vous pouvez vous permettre de déléguer des tâches.

  • Tâches non importantes et non urgentes

Cette catégorie ne nécessite aucun exemple. Si ce n’est ni urgent ni important, vous n’avez pas à vous en soucier pendant la haute saison.

 

Classer vos clients par ordre de priorité en fonction du principe des 80-20

Quand vient le temps de faire des concessions, le principe des 80-20 vous aidera à déterminer où concentrer vos efforts où même lâcher prise.

La règle générale est simple, 80% de vos profits proviennent de 20% de vos clients. En ciblant ces 20% et en leur accordant régulièrement la priorité, vous pourrez non seulement établir des relations durables, mais aussi maximiser vos profits.

Naturellement, cette règle ne s’applique qu’aux clients existants. Pensez-y de la façon suivante : négligeriez-vous une petite commande initiale d’un client potentiellement important? Il est utile d’analyser ce que chaque possibilité signifierait pour la réputation de votre entreprise et pour vos profits à long terme.

 

Faciliter le processus de priorisation en demandant un service à un « ami »

Tirer parti des bonnes relations que vous entretenez est une façon de donner la priorité aux nouveaux clients et de développer vos activités, sans compromettre votre réputation auprès des clients existants.

Un client qui vous fait confiance sera sans doute plus flexible. Par exemple, si Jean Paysagiste représente une part importante de votre activité, cela signifie également que vous collaborez souvent et que vous avez idéalement établi un bon rapport avec lui. En cas de difficulté, il pourrait être ouvert à reporter les travaux prévus.

**Mais attention, si vous recourez trop souvent à cette solution, vous risquez de détruire les relations avec les clients fidèles.

 

Viabilité du report des rendez-vous

Avant de classer vos projets d’aménagement paysager par ordre de priorité, il est toujours bon d’envisager les dommages collatéraux qui pourraient provenir d’un report. Par exemple, certains matériaux végétaux doivent être plantés immédiatement ou confiés à des personnes qui savent s’en occuper. Des projets de ce genre sont également souvent analysés par des inspecteurs qui travaillent en fonction d’un horaire. Il est aussi possible que vous dépendiez de fournisseurs tiers pour la location d’équipements conçus pour déplacer de grands arbres ou pour travailler sur des terrains accidentés. En reportant ce genre de projets, sans trop y réfléchir, vous risquez de créer un effet domino qui pourrait compromettre vos profits.

 

2.   Communiquer après avoir redéfini les priorités

Vous avez fait vos calculs et choisi les projets à reporter à plus tard. Gardez en tête les écueils suivants lorsque vous communiquez avec votre client.

Escalade verbale scénarisée

Le monde des affaires est caractérisé par un mode de pensée binaire : gagner ou perdre. Malheureusement, communiquer de façon efficace n’est pas chose facile.

L’escalade verbale scénarisée désigne une tentative de discuter d’un désaccord mineur, mais qui est interprétée de la pire façon possible, faisant ainsi dégénérer la situation.

Prenons l’échange suivant à titre d’exemple :

Paysagiste : « Nous ne sommes pas en mesure de vous livrer les plantes demain comme prévu, mais nous pouvons offrir une remise pour compenser. »

Client : « Ce n’est pas l’idéal, mais on va faire avec. »

Paysagiste : « Je sais que ce n’est pas la situation idéale, mais ce n’est qu’un retard de quelques jours et nous vous offrirons des plantes parmi les plus prisées à un prix réduit. »

Client : « En fait, ça ne me convient pas du tout. Je voulais que les choses soient réglées rapidement et là vous retardez mon équipe. »

Ici, le client n’a pas accueilli la nouvelle avec enthousiasme. Plutôt que de désamorcer la situation, le paysagiste a tenté d’amener le client à partager son point de vue. Cela a eu pour effet d’éloigner encore plus le client du point de vue du paysagiste. Bien que le client n’ait été que légèrement déçu au départ, la situation a dégénéré en une profonde mésentente.

Cela aurait pu être évité à l’aide d’un encadrement différent.

 

Recadrer le message de manière efficace

Lorsqu’un projet donné pose problème, « encadrez le message » de manière à souligner votre empathie. Après tous, vous et votre client n’êtes que deux êtres humains cherchant à résoudre un problème. N’essayez pas de « gagner » l’échange lorsque vous avez une mauvaise nouvelle à annoncer.

Ce n’est pas non plus le moment d’opter pour la pure diplomatie. Lorsque l’on retire la priorité à un client, faire preuve de compréhension à son égard est le moins que l’on puisse faire.

 

Éviter la surcompensation

Vous avez annoncé la mauvaise nouvelle à votre client en douceur. Il vous faut maintenant terminer l’échange sur une note positive. C’est là que vous faites l’erreur de surcompenser pour tenter de réparer le tort. En acceptant des délais qui ne sont pas réalistes, ou encore, en promettant de vous procurer des matériaux en dehors de votre région, vous vous tirez une balle dans le pied!

La surcompensation entraîne des problèmes plus importants. Vous avez fait trop de promesses et vous risquez de ne pas les tenir. Les personnes œuvrant dans l’aménagement paysager ne sont pas étrangères aux retards inattendus. Ajustez l’horaire avec votre client de façon réaliste et restez-en là.

 

3.   Redéfinir les priorités à l’interne : « Vous n’avez pas reçu le message? »

Enfin, il est temps de mettre votre équipe sur la bonne voie.

  • Communiquez de manière totalement transparente avec votre équipe et vos fournisseurs au fur et à mesure que vous définissez vos priorités. Tout le monde doit être sur la même longueur d’onde pour éviter que les retards ne fassent un effet boule de neige et ne se transforment en problèmes plus graves, entraînant une perte de profits.
  • Saisissez tous les changements apportés dans votre logiciel de gestion de projets d’aménagement paysager et dans tout autre outil que vous utilisez.
  • Réacheminez ou réorientez les ressources tierces (conducteurs, inspecteurs municipaux, courtiers de produits horticoles).

Le report des projets d’aménagement paysager constitue une démarche à multiples facettes. La planification, communication et exécution des changements requis vous font perdre du temps précieux en juillet, c’est-à-dire, en pleine période de pointe.

Déléguez des tâches au sein de votre équipe, associez-vous à d’autres entreprises d’aménagement paysager et faites appel à des partenaires comme GoMaterials pour relever les défis de la saison.

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